Probleme bei Urlaubsvertretung ansprechen, wie?

  • Ich bin heute aus einem zweiwöchigen Urlaub zurückgekehrt. Davor habe ich einigen Aufwand betrieben, damit wirklich alles übergeben wurde und nichts liegen bleibt. Meine Arbeitskollegen haben nur leider keinen Finger krumm gemacht und es ist so gut wie alles liegen geblieben.

    Bei einer Aufgabe ist das ziemlich problematisch und könnte zu Beanstandungen bei der Revision führen. Ich hatte eine Arbeitskollegin vor den Ferien gebeten, da täglich reinzuschauen, pendentes entweder zu erledigen oder im Team zu verteilen. Es wurde so gut wie nichts gemacht. Zu schaffen gewesen wäre es durchaus, ich mache die Aufgabe aufgrund einer dauerkranken Kollegin seit Anfang Jahr alleine, neben allem anderen.

    Auch bei anderen, weniger problematischen Dingen wurde nichts gemacht und darauf vertröstet, dass ich diese Woche zurück sei.


    Meine Frage nun: Wie spreche ich das am besten an? Gleich zur Chefin gehen? Oder erst die Kollegen nach den Gründen / Ausreden fragen und dann zur Chefin gehen? Die Chefin bitten, nächstes Mal zu überwachen, dass Wichtiges auch gemacht wird? Habt ihr bessere Ideen?

    Hat jemand eine gute Idee, wie ich beim nächsten Mal verhindern kann, dass alles liegen bleibt?

  • Ehrliche Meinung?


    Du bist nicht dafür zuständig und es ist nicht deine Aufgabe dafür zu sorgen das anfallende Arbeiten in deiner Abwesenheit erledigt werden.

    Außer du bist gegenüber deinen Kollegen offiziell weisungsbefugt.


    Du warst im Urlaub, das wusste die Chefin, das wussten die Kollegen.

    Es wäre Aufgabe der Chefin gewesen dafür zu sorgen das notwendiges auch während deiner Abwesenheit erledigt wird.


    Ich würde gar nichts sagen. Ich würde weiter mein normales Arbeitspensum abliefern und wenn was nicht rechtzeitig fertig wird, ist es eben nicht fertig.

    Es kann ja schlecht auf dich zurück fallen, denn du warst abwesend, konntest die Aufgaben in dieser Zeit also nicht erledigen.

    Ich würde jetzt auch nicht 120% Vollgas geben, um alles aufzuarbeiten. Warum? Kriegst du als Dank dann einen Blumenstrauß?

    Du hast deine Arbeit ordentlich übergeben, Kollegen gebeten auf wichtige Dinge ein Auge zu werfen.

    Wer hat was falsch gemacht? Du nicht...


    Beim nächsten mal schreibst du vor Urlaubsantritt eine formlose eMail an die Chefin und teilst mit das du die Kollegen auf die wichtige Sache X und Y aufmerksam gemacht hast. Was willst du auch sonst machen?

    Bei der Chefin jammern das du die Kollegin X gebeten hast nach der Sache Y zu schauen aber die hat ihrem Arsch nicht hochgekriegt? Mimimi...

    Ne...

  • Das ist für mich keine Option. Ich bin die Stellvertretung meiner Chefin, also zumindest teilweise auch zuständig. Den Vogel Strauss zu machen, hilft auch nichts. Sollte das die einzige verbleibende Lösung sein, werde ich mich nach einem neuen Job umsehen.

    Zudem: Natürlich kann man mich offiziell nicht beschuldigen, die Anfragen von Revision, Geschäftsleitung und Arbeitskollegen kommen aber erst mal zu mir. Ich kann dann Zeit aufwenden, um sie abzuwehren oder die zu lösen, beides benötigt ähnlich viel Zeit und Nerven.

  • OK, wenn du das in deiner Funktion als Stellvertreterin der Chefin an deine Kollegen delegiert hast, solltest du die Kollegen darauf ansprechen.

    Wenn sich die Situation dadurch nicht bessert, kannst du immer noch eine Stufe weiter gehen und deine Chefin informieren.


    Ich war erstmal davon ausgegangen das du und deine Kollegen gleichgestellt sind in der Firmenhierarchie.

  • Ich würde gar nichts sagen. Ich würde weiter mein normales Arbeitspensum abliefern und wenn was nicht rechtzeitig fertig wird, ist es eben nicht fertig.

    Ich muss es nur schon deshalb ansprechen, weil ich das nächste Woche abarbeiten muss und daher nichts neues annehmen werde und sich die anderen Teammitglieder dann um neues kümmern müssen. Und sie sollten schon wissen, dass das nicht an meiner Faulheit liegt, sondern andere Gründe hat.

  • OK, wenn du das als Stellvertreter des Chefs an deine Kollegen delegiert hast, solltest du die Kollegen darauf ansprechen.

    Ich war erstmal davon ausgegangen das du und deine Kollegen gleichgestellt sind in der Firmenhierarchie.

    Ich habe es als normales Teammitglied abgegeben. Was ich damit sagen wollte: Es lässt sich aufgrund dieser Position von mir nicht ignorieren, weil die Folgeprobleme wieder auf meinem Tisch landen.

  • Du kannst natürlich beide Varianten (du sprichst es an oder deine Chefin) auch kombinieren,

    indem du mit deiner Chefin darüber sprichst, aber nicht als Vorwurf formuliert sondern als Frage.

    Sprich dich mit deiner Chefin ab, wie man das Problem am besten ansprechen könnte. Ob sie das machen will oder ob du das machen sollst oder ob gar nichts gesagt werden soll und die Chefin klärt das in einem 4-Augen-Gespräch oder ähnliches.

  • Die Chefin bitten, nächstes Mal zu überwachen, dass Wichtiges auch gemacht wird?

    Ja genau das ,denn deine Chefin ist dafür verantwortlich.

    Ich würde die Kollegen vorher informieren,dass ich mit der Chefin darüber sprechen ,damit ich nicht selbst dann den schwarzen Peter zugeschönen bekomme. In ein ,zwei Wochen erinnert sich kein Mensch mehr ,wie es zu den defiziten kam . Wenn du es dann erklärst ,sieht es wie sich rausreden wollen aus.

    Ich würde die Kollegen fragen, warum das liegengeblieben ist und dir die Begründung dann erst mal in Ruhe anhören. Könnte ja sein, dass ganz schnell was ganz Schwieriges und Wichtiges erledigt werden musste, wovon du wg Urlaub eben nichts mitbekommen hast.

    Je nachdem wie plausibel die Begründung ist: Den Kollegen ggf sagen, dass du momentan deswegen nichts Neues annehmen kannst und dass du das auch der Chefin sagen wirst.

    Vor deinem nächsten Urlaub deine Aufgaben evtl zusammen mit der Chefin umverteilen, dann ist die Chefin auch sensibilisiert und kontrolliert ggf die Erledigung.


    Übrigens: War es klar, welche deiner Aufgabem welcher Kollege hätte machen müssen oder könnten sich die Kollegen auf eine unklare Ansage rausreden?

  • Die Kollegen können sich nicht rausreden, es war alles klar abgesprochen und festgehalten. Ich bin mir noch unschlüssig, ob ich die Gründe überhaupt hören will. Es hätte gemacht werden müssen, egal, was zusätzlich anfällt. Deshalb habe ich auch explizit jemanden gebeten, Aufgaben entsprechend zu verteilen. Und dass von 6 Leuten keiner Kapazität frei machen konnte für etwas, was ich seit Monaten nebenbei alleine erledigen, werde ich so nicht akzeptieren.

    Das lass ich mir bis Montag durch den Kopf gehen, der Fairness halber werde ich wohl nach den Gründen fragen müssen.

    Ich kann dir nur empfehlen, nicht gleich loszupoltern, wenn du aus einem Urlaub zurückkehrst und eine unerwartete Situation vorfindest. Dann frag doch erst mal die Person, die du gebeten hast, die Aufgaben zu verteilen, warum die Aufgaben noch unerledigt sind. Und ich persönlich würde fragen und nicht gleich beschuldigen. Wenn du womöglich eine Meuterei von 6 Personen gegen dich hast, bringt dich wildes Poltern auch nicht weiter. Ich würde erst mal den Sachverhalt klären und dann strategisch überlegen und vorgehen.

  • Ich würde auf jeden Fall zuerst die Kollegen fragen, warum sie die Arbeit ignoriert haben. Und dann wohl auch sagen, dass die Zuständigen die Arbeit jetzt nachträglich machen "dürfen".

    Finde ich immer besser: erstmal nach dem Warum fragen. "Laut werden" kann man dann immer noch.

    Ich hab schon mehrfach erlebt, dass eine Situation zunächst danach aussah, dass ein Anschiss o.ä. durchaus gerechtfertigt ist - aber im Nachhinein doch eine Erklärung kam und ich ziemlich doof dastand. Seitdem frage ich immer erst höflich nach - und je nach Sachlage gibt es dann den Ärger oder auch nicht.

  • Ich kann dir nur empfehlen, nicht gleich loszupoltern

    Würde ich auch sagen. Aber wenn es für Winterlicht eine unangenehme Überraschung war, vermutlich auch ärgerlich, darf sie (er?) das schon zum Ausdruck bringen. Sollte sie sogar, meiner Meinung nach. Zunächst gegenüber denjenigen, die "keinen Finger krumm gemacht" haben. (Man muss ja nicht gleich herumschreien...)


    Vielleicht wollten die Kollegen auch einfach mal ausprobieren, was sie sich erlauben können?

  • Rumschreien/ laut werden/ wildes Poltern oder Pauschalaussagen wie "Die haben keinen Finger krumm gemacht" würde ich dringend vermeiden. Würde mit mir so umgegangen, käme das Echo postwendend und mir wäre es völlig egal, wer da vor mir steht. Solange nicht schriftlich festgehalten wird wer was wann wie macht (Stichpunkt Organigramm), ists halt dumm gelaufen.

  • Wobei mir ein Chef oder Kollege, der sich ab und zu aufregt und dann vielleicht auch mal etwas lauter wird, aber ansonsten voll o.k. ist, immer noch lieber wäre als jemand, der zwar stets ruhig und beherrscht auftritt, aber ein A....och ist.


    (Das ist jetzt aber ziemlich OT)

  • Meine Frage nun: Wie spreche ich das am besten an? Gleich zur Chefin gehen? Oder erst die Kollegen nach den Gründen / Ausreden fragen und dann zur Chefin gehen? Die Chefin bitten, nächstes Mal zu überwachen, dass Wichtiges auch gemacht wird? Habt ihr bessere Ideen?

    Hat jemand eine gute Idee, wie ich beim nächsten Mal verhindern kann, dass alles liegen bleibt?

    Meine Meinung: Überblick verschaffen. Gründe herausfinden, ggf. dabei schon die persönliche Enttäuschung bzw. die Konsequenzen (Mehrarbeit etc) herausstellen. Sachlich bleiben.

    Anschließend die chefin informieren und die entsprechenden Strategien für jetzt und weitere Urlaube ableiten.


    Viel Erfolg.

  • Was sind denn jetzt deine Wünsche/Ziele?


    Konsequenzen für die, die's verbockt haben?

    Die Sache wieder gerade biegen?

    Vermeiden, dass das in Zukunft wieder passiert?

    Persönlich möglichst unbeschadet aus der Sache rauskommen?

    Das Team möglichst unbeschadet aus der Sache herausfahren?


    Ich persönlich würde wohl erstmal auf Sachebene zeigen (sowohl dem Team als auch dem Chef), was das jetzt für konkrete Konsequenzen hat, also z.B. wieviel Arbeit definitiv nachgeholt werden muss, und was dafür an anderer Stelle liegen bleiben muss (oder nicht stattfinden kann).

    Persönlich noch die Enttäuschung zeigen.

    Mir selbst klar machen, wer Verantwortung im Team übernehmen kann und wer nicht (bei uns korrelieren Gehaltserhöhungen oder Beförderungen oft mit Verantwortung).

    Gleichzeitig aber keine Schuldzuweisungen, das bringt nichts. Eher schauen wie man die akuten Probleme löst.


    In Zukunft ein Committment einholen, dass die Aufgaben übernommen werden und Prioritäten klären. Wenn möglich aus dem Urlaub heraus kurz nachfragen, ob das alles so klappt wie besprochen.

    Wenn man Zweifel am Committment hat, dann den Chef vorab informieren, dass er ein Auge drauf haben soll.

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